Personal assistant M/V/X

Beschrijving van de functie

• Je biedt administratieve ondersteuning aan het Executive Committee (gedelegeerd bestuurder, directeur-generaal en Chief Operating Officer): beheer van agenda's en mailboxen, archivering en digitalisering van documenten, telefoongesprekken.
• Je ondersteunt in het bijzonder de directeur-generaal - tevens de Executive Manager van ons competentiecentrum Werk & Sociale zekerheid - door de activiteiten binnen het competentiecentrum optimaal te coördineren.
• Je zorgt mee voor de opvolging van beslissingen en het naleven van deadlines.
• Je onderhoudt uitstekende contacten met collega's en externe contactpersonen.
• Je werkt mee aan het opstellen, nalezen en vormgeven van teksten en presentaties.
• Je helpt bij het voorbereiden van dossiers, opvolgen van publicaties en verspreiden van documenten.
• Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van de vergaderingen van de commissie Sociale aangelegenheden van het VBO en zorgt voor een vlotte administratieve en logistieke voorbereiding en opvolging.

Jouw profiel

• Je hebt minimum 5 jaar relevante ervaring in een vergelijkbare functie, met bijzondere aandacht voor administratie, communicatie, management support of juridisch opzoekwerk.
• Je begrijpt en spreekt goed Nederlands of Frans en je hebt een goede kennis van de andere taal. Het VBO biedt taalcursussen aan om je talenkennis bij te schaven.
• Je kunt goed overweg met MS Office en idealiter ook met Sharepoint en je leert snel werken met nieuwe informaticatools. Je hebt ervaring met AI-tools of bent bereid je erin te verdiepen.
• Je bent leergierig, efficiënt, gestructureerd en in staat om in je veelzijdige takenpakket de prioriteiten te onderscheiden.
• Je communiceert professioneel en met de nodige discretie, en werkt zowel goed zelfstandig als in teamverband.
• Je hebt een positieve, proactieve en oplossingsgerichte mentaliteit.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

• De kans om deel uit te maken van een toonaangevende organisatie, die opleidingsmogelijkheden en ruimte voor zelfontplooiing biedt.
• Een voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur met langetermijnperspectief en een mooi pakket aan extralegale voordelen.
• Een job met voldoening waarbij geen enkele dag dezelfde is.
• Een warme, gezellige sfeer binnen een professioneel en betrokken team.
• Een uitstekende ligging in het centrum van Brussel, op wandelafstand van het Centraal Station.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama