Management assistant M/V/X

Beschrijving van de functie

• Je helpt bij de organisatie en verdere digitalisering van onderwijs, de opvolging van en terugkoppeling naar studenten en van de studentenevaluatie voor de opleidingen verzorgd door het Instituut.
• Samen met de financiële antenne van de faculteit, beheer je de financiën en kredieten van het Instituut: je plaatst bestellingen, volgt facturatie en betalingen op en houdt de begroting nauwgezet bij.
• Je ondersteunt de administratieve en financiële opvolging van onderzoeksprojecten en/of wetenschappelijke opdrachten.
• Je helpt bij de organisatie van conferenties, seminaries, werkcolleges en workshops georganiseerd door het Instituut, en staat mee in voor de praktische organisatie van examens, in samenwerking met de bevoegde diensten van de eigen faculteit en andere faculteiten.
• Daarnaast ben je verantwoordelijk voor administratieve ondersteuning zoals agendabeheer, plannen van besprekingen, informatieverzameling -en verwerking, databeheer, reservering van les- en andere lokalen, organisatie van reizen van docenten, assistenten en studenten in het kader van internationale uitwisselingsprogramma's.

Jouw profiel

• Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt sterke organisatorische vaardigheden en kan zowel zelfstandig als in teamverband werken.
• Je bent zeer nauwkeurig, efficiënt en discreet en hebt zin voor efficiënte en klantgerichte dienstverlening.
• Je springt vlot om met de courante Microsoft Office toepassingen, in het bijzonder met Excel, Word en Outlook en volgt de door de KU Leuven aangeboden opleidingen om verdere digitalisering van de onderwijsondersteuning mogelijk te maken.
• Je bent correct en vlot in de omgang en voert je ondersteunende functie uit vanuit een positieve ingesteldheid.
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, ook in het Engels.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

• Wij beogen een deeltijdse tewerkstelling (50%), met een contract van onbepaalde duur.
• Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 3. 
• Je plaats van tewerkstelling is Hooverhuis nr. 10, verbonden aan college De Valk, gelegen in het centrum van de historische, maar tegelijk dynamische en levendige stad, Leuven.
• Naast je salaris krijg je bij KU Leuven een tal van extralegale voordelen, zoals vakantiedagen, groeps- en hospitalisatieverzekering, thuiswerkmogelijkheden overeenkomstig het KU Leuven beleid, fietsvergoeding,...

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama