Administratief medewerker museum Brussel M/V/X

Beschrijving van de functie

Ben jij een organisatorisch talent dat energie krijgt van een gevarieerd takenpakket, en wil je bijdragen aan een maatschappelijk relevant museum in hartje Brussel? Voor een bekende culturele instelling zoeken wij een operationeel coordinator!

Over het museum: Onze klant is een dynamisch museum in Brussel dat zich focust op democratie, burgerschap en hedendaagse maatschappelijke vraagstukken. Om de interne werking verder te ondersteunen en de verschillende teams te ontlasten, richten zij een gloednieuwe, centrale operationele rol in. Als Operationeel Coordinator word jij de transversale spilfiguur (de "operationele hub") die zorgt voor continuïteit, samenhang en efficiëntie binnen de dagelijkse activiteiten van het museum.

Jouw profiel

Voor deze veelzijdige rol zoekt de klant een administratieve duizendpoot die houdt van structuur, maar tegelijk zeer flexibel kan omgaan met onverwachte situaties. Je herkent jezelf in het volgende profiel:

• Talenkennis: je bent zeer goed tweetalig Nederlands en Frans
• Ervaring: je hebt reeds ervaring opgedaan in een administratieve, organisatorische of coordinerende ondersteuningsfunctie.
• Digitale skills: je bent computervaardig, leert snel en bent gemotiveerd om vlot met specifieke software en databases te werken (er wordt o.a. gewerkt met specifieke reservatie- en facturatiesoftware).
• Persoonlijkheid & Competenties:
  • Nauwkeurig, betrouwbaar en met oog voor detail en datakwaliteit.
  • Oplossingsgericht, proactief en in staat om zelfstandig prioriteiten te stellen.
  • Stressbestendig en flexibel: je kunt snel schakelen als de planning onverwacht verandert (bijv. bij een nationale staking of last-minute annulering).
  • Sociaal en communicatief sterk; je bent een echte teamplayer met een positieve en goedlachse instelling.
• Beschikbaarheid: je kiest bewust voor een halftijdse job (20u/week) en bent bij voorkeur ook tijdens schoolvakanties flexibel inzetbaar.

Als centraal operationeel aanspreekpunt ondersteun je drie verschillende departementen (educatieve dienst, publiekswerking, en zaalverhuur & administratie). Het takenpakket is:

• Administratieve & Organisatorische ondersteuning: beheer van de weekplanning, verwerking van binnenkomende telefoons en e-mails (beheer gedeelde inbox), en de administratieve opvolging van workshops, contracten en attesten van externe begeleiders/animatoren.
• Reservaties & Bezoekersbeheer: opvolgen, invoeren en aanpassen van groepsboekingen, schoolbezoeken en partnerslots in het reservatiesysteem. Je verzorgt de praktische communicatie naar scholen en partners.
• Logistiek & Materiaalbeheer: opvolgen van voorraden (educatief en communicatiemateriaal), het plaatsen van bestellingen en het voorbereiden/verzenden van workshopmaterialen en specifieke toolkits.
• Datakwaliteit & Rapportering: controleren en corrigeren van bezoekers- en workshopgegevens om te zorgen voor betrouwbare data. Je helpt bij het maandelijks bijhouden en doorgeven van bezoekerscijfers aan partners en instanties.
• Communicatie- & Eventondersteuning: bijwerken en beheren van contactdatabases en mailinglijsten voor nieuwsbrieven, en logistieke hulp bieden bij partnerbijeenkomsten, conferenties en inspiratiedagen.
• Algemene operationele taken: opvolgen van aankooporders, ondersteuning bij de kasadministratie en het regelen van ad-hoc boekingen (zoals reis- of hotelreservaties).

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama