Executive Assistant to the CEO M/V/X

Beschrijving van de functie

Beheer van de agenda, e-mails en voorbereiding van vergaderingen 

• Beheer van een complexe en dynamische agenda, afgestemd op de strategische prioriteiten;  • Vertrouwelijke afhandeling van inkomende en uitgaande correspondentie om de uitwisseling van professionele informatie te  faciliteren, binnen de vereiste termijnen en met inachtneming van de kwaliteitseisen;  • Interne en externe verzoeken filteren en prioriteren;  • De organisatie van vergaderingen en/of reizen van de CEO op zich nemen, inclusief alle bijbehorende praktische en  administratieve regelingen;  • Instaan voor het verzamelen en structureren van de informatie die nodig is om dossiers samen te stellen voor vergaderingen;  • Toezien op het naleven van deadlines, de opvolging van beslissingen en een soepele interacties. 

Contactpersoon & coördinatie 

• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders (ExCo, Raad van Bestuur, gelieerde  ondernemingen, partners, instellingen, ...)?;  • De communicatie met de verschillende stakeholders faciliteren;   • Het administratieve beheer coördineren, specifieke taken afhandelen en de dagelijkse werkzaamheden van de CEO proactief  stroomlijnen, zodat deze  zich kan concentreren op kerntaken. 

Continue verbetering & tools (incl. AI) 

• Digitale tools en AI inzetten om het informatie- en procesbeheer te optimaliseren;  • Concrete verbeteringen voorstellen voor de organisatie en werkmethoden;  • Bijdragen aan de voortdurende professionalisering van de functie. 

Jouw profiel

• Je beschikt over 5 tot 10 jaar ervaring als Executive Assistant, idealiter ter ondersteuning van een CEO of een veeleisende directie;
• Je blinkt uit in het beheren van prioriteiten, zelfs in complexe en voortdurend veranderende omgevingen;
• Je bent proactief en oplossingsgericht, je anticipeert op behoeften, neemt initiatief en wekt volledig vertrouwen;
• Je onderscheidt je door je uitstekende relationele en schriftelijke vaardigheden, met een sterk gevoel voor dienstverlening;
• Je bent discreet en nauwgezet en kan perfect omgaan met vertrouwelijke en gevoelige informatie;
• Je spreekt en schrijft vloeiend Frans, Nederlands en Engels;
• Je bent nieuwsgierig en vooruitdenkend en hebt een oprechte interesse in artificiële intelligentie, om mee de organisatieprocessen, het structureren van informatie en het verhogen van de efficiëntie te optimaliseren.

Taalvaardigheden

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

• Naast een boeiende job krijg je ook ruimte om te groeien. 
• Een aantrekkelijk totaalpakket dat aansluit bij de functie, bestaande uit een competitief salaris, talrijke extralegale voordelen, verzekeringen, een cafetariaplan en meer;
• Een stimulerende werkomgeving met uitgebreide netwerkmogelijkheden;
• Mogelijkheden voor continue ontwikkeling en opleidingen om je vaardigheden te versterken.  

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama