Voltijds administratief medewerker & onthaal M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Functieomschrijving

Ben jij op zoek naar een school waar creativiteit, verbinding en talentontwikkeling centraal staan?

Bij Sint-Lukas Kunstschool vzw gaan we verder dan enkel lesgeven. We bouwen samen aan een warme leeromgeving waarin kinderen en leerkrachten zichzelf kunnen zijn en zich kunnen ontwikkelen. Voor ons enthousiast en ervaren team zoeken we een nieuwe collega die met volle goesting zijn of haar schouders onder onze werking wil zetten!

De Sint-Lukas Kunstschool vzw (Academie, Basisschool en Humaniora) is gesitueerd in hartje Brabantwijk in Schaarbeek, naast de Hogeschool LUCA School of Arts. Op onze locatie bevinden zich de drie scholen.

Beschrijving van de functie

Wij zijn op zoek naar een voltijds medewerker om ons administratief team te versterken!

Administratief medewerker:

• Je beheert het administratief dossier van de leerlingen vanaf de inschrijving tot het verlaten van de school.
• Je beheert de administratie van de ongevallenverzekering.
• Je verzorgt de dienstverlening in verband met de aanvraag van studiebeurzen, kinderbijslag,...
• Je beheert de lockers van de leerlingen.
• Je organiseert en beheert de toegewezen aspecten van het archief.

Onthaalmedewerker:

• Je verzorgt het telefonisch onthaal.
• Je verwerkt de berichten die toekomen op het secretariaat van de school.
• Je onthaalt de leerlingen, studenten, leerkrachten, ouders en externen op een vriendelijke en gepaste manier en verstrekt ze van de nodige informatie of verwijst ze door naar de juiste persoon en maakt ze wegwijs op school.

Jouw profiel

Profiel

Algemene vereisten

1. Organisatorische vaardigheden

• Plannen en prioriteiten stellen.
• Meerdere taken tegelijk kunnen beheren.
• Deadlines bewaken en halen.
• Nauwkeurig dossiers en documenten bijhouden.

2. Administratieve kennis

• Verwerken van gegevens en documenten.
• Archiveren en klasseren.
• Opstellen van brieven, rapporten en e-mails.
• Basiskennis van facturatie en administratieprocessen of snel kunnen verwerken.

3. Computervaardigheden

• Goede kennis van Microsoft Word.
• Werken met Microsoft Excel voor tabellen en gegevensbeheer.
• Gebruik van Microsoft Outlook.
• Kunnen werken met administratieve software of ERP-systemen of je kan je snel inwerken.

4. Communicatieve vaardigheden

• Correct Nederlands schrijven en spreken.
• Professioneel telefoneren.
• Klantvriendelijk omgaan met collega's, klanten en leveranciers.
• Duidelijk informatie doorgeven.

5. Nauwkeurigheid en betrouwbaarheid

• Oog voor detail.
• Correcte gegevensverwerking.
• Discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Verantwoordelijkheidsgevoel.

6. Persoonlijke eigenschappen

• Zelfstandig kunnen werken.
• Stressbestendig zijn.
• Flexibel en leergierig.
• Proactieve houding.
• Teamspeler

Jouw profiel

• Je bent in het bezit van een professionele bachelor of gelijk aan ervaring.
• Je bent in het bezit van een blanco strafregister om met kinderen te mogen werken.
• Je werkt samen vanuit de missie, visie en inspiratie van de school.
• Je bent bij voorkeur beschikbaar vanaf donderdag 27 augustus!

Professionele vaardigheden

• Kopieerwerk verrichten
• Administratieve dossiers samenstellen
• Documenten of informatie klasseren
• Indexeren van bestanden en referentiedocumenten
• Documenten archiveren
• Personen onthalen
• Een verslag opstellen van een vergadering
• Documenten digitaliseren
• Post en mails administratief beheren

Persoonlijke vaardigheden

• Assertiviteit
• Verantwoordelijkheid
• Stressbestendigheid
• Klantgerichtheid
• Communiceren
• Plannen en organiseren
• Initiatief
• Flexibiliteit

Diploma

• Bachelor

Taalvaardigheden

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

Voordelen van de betrekking

• Uurrooster bespreekbaar maar in functie van back-up onthaal
• Stelsel bespreekbaar; voltijds of 4/5
• Bezoldiging: volgens de onderwijsbarema - bachelor diploma- https://data-onderwijs.vlaanderen.be/salaris/schalen/barema/158/20260101
• Woon-werkverkeer met openbaar vervoer en fiets wordt volledig terugbetaald
• Op 5 minuten te voet van het station Brussel-Noord. Ook gemakkelijk bereikbaar met MIVB en De Lijn
• Je komt terecht in een klein, gezellig admin team
• Een gevarieerde job in een kunstzinnige schoolomgeving
• Verlenging mogelijk
• Alle schoolvakanties thuis (i/d zomer 10d te presteren; 5d begin juli en 5d einde augustus)

Extra informatie

Hoe solliciteren?

Solliciteren kan tot en met zondag 23 augustus 2026 via vacatures@sintlukas.brussels met een CV en motivatiebrief.

Maandag 24 augustus ten laatste worden de geselecteerde kandidaten op de hoogte gesteld.

De sollicitatiegesprekken zullen plaats vinden op dinsdag 25 augustus in de namiddag, het uur van afspraak wordt maandag 24/08 medegedeeld. 30 min per persoon.

Opstart voorzien donderdag 27 augustus! Voorbereiding van het nieuwe schooljaar.

Contactpersoon

Dhr. Aerts Roel - 0499/724113

Roel.aerts@sintlukas.brussels  

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama