Administratief medewerker secretariaat technische dienst M/V/X

Beschrijving van de functie

Verleg grenzen als administratief medewerker secretariaat technische dienst

De technische dienst van UZ Leuven is +-230 medewerkers sterk en verantwoordelijk voor de 24/7 technische bedrijfszekerheid van de gebouwen, infrastructuur en toestellen op de verschillende campussen (Gasthuisberg, Sint-Rafaël en Pellenberg). Tevens staat de technische dienst in voor het ontwerp en de realisatie van alle bouw- en renovatieprojecten.

Binnen de technische dienst neemt het secretariaat als centraal aanspreekpunt diverse administratieve en ondersteunende taken op. Als administratief medewerker sta je samen met je collega's in voor onder meer het verzorgen en opvolgen van mail- en briefcommunicatie binnen en met de dienst; de telefonische permanentie van de dienst; de administratieve afhandeling van verslagen, vergunningen, testprocedures; de organisatie van dienstevenementen; . Het secretariaat werkt samen met alle afdelingen binnen de dienst, maar is nauw verweven met enerzijds de onderhoudsadministratie en anderzijds de projectadministratie.

Het betreft een 80% vacature voor onbepaalde duur.

Hoe verleg je grenzen?

Het takenpakket van een administratief medewerker secretariaat technische dienst houdt onder meer in:

• Het instaan voor algemene administratieve taken (onthaal, opvolgen van post, briefwisseling/ mailboxen, opmaak attesten en brieven).
• Het uitvoeren van redactiewerk (opstellen en eindredactie interne nota's & communicatie, verslagen & brieven, updaten van SharePoint-site voor de technische dienst).
• Het aanwezig zijn als centraal aanspreekpunt - zowel on-site als telefonisch - voor collega's, klanten en andere contacten.
• Het opvolgen en bewaren van interne documentatie en communicatie op gestructureerde wijze.
• Het administratief afhandelen van o.a. plafondvergunningen en noodstroomtesten.
• Het organiseren van evenementen, zoals de pensioenvieringen of de dienstvergadering.
• Het administratief en logistiek ondersteunen van het diensthoofd en de afdelingshoofden (agendabeheer van het diensthoofd, opvolgen personeelswijzigingen, wekelijkse bestellingen,..).

Daarnaast ben je bereid je collega's binnen onderhouds- en projectadministratie bij te staan wanneer nodig, bijvoorbeeld bij de administratieve aanmaak en opvolging van projectdossiers; het registreren van projectdata in het ERP-systeem (Peoplesoft); .

Jouw profiel

Wat heb je daarvoor nodig?

• Je bent in het bezit van een bachelor diploma management assistant (of gelijkwaardig door ruime ervaring binnen een vergelijkbare functie).
• Je hebt (bij voorkeur) ervaring in een secretariaatsfunctie.
• Je bent vertrouwd met computerwerk en met het gebruiken van de courante softwaretoepassingen (zoals Word, Excel,. ).
• Je bent bereid om je softwarekennis op peil te houden. Kennis van ERP- systemen, documentuitwisselingssystemen en/of documentbeheersystemen is een troef.
• De uitvoering van je job vereist een klantgerichte ingesteldheid en je kan je vlot uitdrukken zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands. Kennis van Engels en Frans is een meerwaarde.
• Je bent een teamspeler maar kan ook autonoom werken.
• Je bent flexibel en weet prioriteiten te leggen.
• Je bent proactief en hebt een oplossingsgerichte focus.
• Je bent stressbestendig, diplomatisch en voldoende assertief.
• Je bent nauwkeurig en stipt in het uitvoeren van je taken.
• Je werkuren situeren zich tussen 8u en 16u30.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Wat krijg je terug?

UZ Leuven biedt een professionele, multidisciplinaire werkomgeving die de evoluties op de voet volgt en waar volop ruimte is voor opleiding, begeleiding en persoonlijke groei. Ook gaan we al meer dan 20 jaar samen voor duurzame zorg.

Onze voordelen omvatten:

• Motiverend loonpakket (loonschaal IFIC 12_50) en talrijke extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, fietslease, groeps- en hospitalisatieverzekering, tussenkomst vervoersonkosten, bijkomende verlof- en feestdagen, eigen bedrijfsrestaurant ...
• Een volledig overzicht van alle voordelen van werken in UZ Leuven vind je op onze jobsite.

Klaar om grenzen te verleggen?

Solliciteer vandaag nog op deze vacature door het online sollicitatieformulier in te vullen en jouw CV toe te voegen.

Voor meer informatie kan je terecht bij de dienst werving en selectie van UZ Leuven: 016 34 49 78.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama