Medewerker Ticketbalie & Financieel medewerker M/V/X

Beschrijving van de functie

Als medewerker ticketbalie

Je zorgt voor een warm onthaal van onze bezoekers en draagt bij aan een vlotte bezoekerservaring.

Je taken:

• Bezoekers verwelkomen en informeren op een vriendelijke en professionele manier.
• Verkoop van tickets aan de balie en opvolging van de online ticketverkoop via Ticketmatic.
• Vragen beantwoorden via telefoon en e-mail.
• Verkoop in de museumshop en beheer van de voorraad: aanvullen van de shop; plaatsen en opvolgen van bestellingen.
• Uitvoeren van kassacontroles en kassasluitingen.
• Opvolgen van groepsbezoeken met gids: communicatie met groepen; verwerken van reservaties; opvolgen van de facturatie.
• Maandelijkse opvolging van de Museumpas (registraties, betalingen en voorraadbeheer).
• Maandelijkse opvolging van de UiTPAS.
• Voorbereiden van rapporteringen over bezoekersaantallen, omzet en prijstypes.
• Voorbereiden en uitvoeren van cashstortingen volgens de geldende procedures.

Je ondersteunt de financiële administratie van het museum en zorgt voor een correcte opvolging van diverse dossiers.

Je taken:

• Opmaken van bestelbonnen en goedkeuren van bijhorende facturen (onder meer voor kantoorbenodigdheden, evenementen, vergaderingen, foyerwerking en catering).
• Opstellen van facturen voor onder andere groepsbezoeken, bedrijfsbezoeken en andere activiteiten.
• Verwerken van maandelijkse afrekeningen van Museumpas en Ticketmatic.
• Verwerken van beroepskosten zoals kredietkaartafrekeningen en kostenformulieren.
• Je maakt allerhande financiële rapporten op aanvraag.
• Opmaken en opvolgen van budgetcontroleformulieren voor jobstudenten.
• Melden en opvolgen van technische defecten via de interne systemen.
• Algemene administratieve ondersteuning van de museumwerking. 

Jouw profiel

Wij zoeken een collega die zich herkent in het volgende profiel:

• Je bent klantvriendelijk en communiceert vlot, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.
• Je bent betrouwbaar en gaat discreet om met financiële informatie.
• Je bent digitaal vaardig en leert snel werken met nieuwe systemen.
• Ervaring met Ticketmatic of andere ticketingsystemen is een pluspunt.
• Je bent bereid de nodige opleidingen te volgen en je bij te scholen waar nodig. Een accreditatie als financiële antenne bij KU Leuven behaald hebben, is eveneens een pluspunt. 
• Je werkt graag samen, maar kan ook zelfstandig verantwoordelijkheid op nemen.
• Je bent flexibel en behoudt overzicht in een dynamische omgeving.
• Je denkt oplossingsgericht en hebt een positieve ingesteldheid.
• Je hebt een bachelordiploma of behaalde een gelijkwaardig niveau door ervaring.
• Je beschikt over een goede kennis van het Nederlands en Engels.
• Kennis van Frans, Duits en/of Spaans is een meerwaarde.
• Ervaring in onthaal-, administratieve of financiële functies is een pluspunt. 

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Basis (A)
  • Schrijven : Basis (A)
  • Lezen : Basis (A)
  • Spreken : Basis (A)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Spaans (troef)

  • Begrijpen : Basis (A)
  • Schrijven : Basis (A)
  • Lezen : Basis (A)
  • Spreken : Basis (A)

• Duits (troef)

  • Begrijpen : Basis (A)
  • Schrijven : Basis (A)
  • Lezen : Basis (A)
  • Spreken : Basis (A)

Voordelen van de betrekking

• Een voltijdse functie in een inspirerende culturele omgeving.
• De kans om mee te bouwen aan de werking van het nieuwe Vesalius Museum.
• Een afwisselende functie met een combinatie van bezoekerscontacten en administratief-financiële taken.
• Samenwerking binnen een enthousiast en gedreven team.
• Een professionele werkomgeving waar initiatief en verantwoordelijkheid worden gewaardeerd. 

We beogen een voltijds contract van bepaalde duur voor 1 jaar met reële kans op verlenging. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 3. 

Bovendien biedt KU Leuven heel wat extralegale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis pendelen met het openbaar vervoer, fietsvergoeding, ecochecques, samenaankoop. Alle details van de arbeidsvoorwaarden kan je terugvinden op de jobsite van KU Leuven. 

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama