Administratief medewerker M/V/X

Beschrijving van de functie

Binnen het team Spin-off & Innovatie ondersteun je de operationele werking van spin-off trajecten en investeringsactiviteiten. Je werkt nauw samen met de venture & investment managers, business developers en externe stakeholders in een dynamische omgeving op het kruispunt van wetenschap, ondernemerschap en investeerders.Je verantwoordelijkheden:

• Je bent verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van het team en zorgt mee voor een vlotte en gestructureerde werking van spin-off en investeringsprocessen.
• Je plant en coördineert meetings en beheert complexe agenda's.
• Je bewaakt de documentflow en data in digitale systemen (o.a. SharePoint).
• Je ondersteunt het spin-off traject van A tot Z.
• Voorbereiding en opvolging van goedkeuringsdossiers.
• Coördinatie met notarissen en juridische partners (affiniteit met vennootschapswetgeving is een troef).
• Opvolging van contracten en ondertekeningen.
• Je ondersteunt de werking van investeringsfondsen (zoals het Gemma Frisius Fonds KU Leuven).
• Je draagt bij aan de administratieve en financiële opvolging van projecten.
• Je verzamelt en structureert informatie voor rapportering en beleidsdoeleinden.
• Je onderhoudt professionele contacten met onderzoekers, ondernemers, investeerders (VC's), en externe partners.
• Je denkt actief mee over optimalisatie van processen en tools.

Jouw profiel

• Je beschikt over een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Ervaring in administratie en project support is een plus.
• Je kan je zowel mondeling als schriftelijk vlot uitdrukken in het Nederlands en het Engels.
• Je kan vlot werken met digitale tools (MS Office, SharePoint).
• Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en proactief.
• Je bent flexibel, sterk in organisatie en stakeholdermanagement.
• Je hebt interesse in innovatie, ondernemerschap en technologie.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

• We beogen een voltijdse tewerkstelling voor onbepaalde duur (deeltijds bespreekbaar).
• Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4. 
• Daarnaast geniet je nog van verschillende voordelen waaronder bijvoorbeeld een hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding en een bureau in het hartje van Leuven.
• Ruimte voor professionele ontwikkeling en opleiding.
• Werken in een gedreven team van veelzijdige collega's.
• Evenwichtige balans tussen werken in Leuven en hybride werken.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama