Administratief Medewerker Netwerk Diletti (50%) M/V/X

Beschrijving van de functie

Word jij onze nieuwe collega?

Administratief Medewerker Netwerk Diletti (50%)

Diletti is het netwerk geestelijke gezondheid voor volwassenen in de regio Vlaams-Brabant Oost. Diletti zet samen met haar partners uit zorg en welzijn in op toegankelijke en naadloze GGZ. Om dit te verwezenlijken volgt het netwerk een aantal projecten op, waaronder de uitbouw van een 'crisiszorgpad' en de conventie 'psychologische zorg in de eerste lijn'.

Momenteel bestaat het Diletti-team uit een 6-tal medewerkers (een netwerkcoördinator, een lokale coördinator eerstelijnspsychologische zorg, drie stafmedewerkers en enkele projectcoördinatoren). Daarnaast dragen ook heel wat netwerkpartners bij tot de realisatie van de netwerkdoelstellingen. Zij zijn vertegenwoordigd in verschillende overlegorganen.

Diletti is momenteel op zoek naar een administratief en logistiek medewerker om de netwerkcoördinator en de bredere werking van het team te ondersteunen.

Takenpakket

Je takenpakket zal bestaan uit twee luiken: een administratief en een organisatorisch luik. Concreet kan dit zich vertalen naar volgende taken:

1. Administratief luik

• Up-to-date houden van database en tabellen;
• Opvolgen van facturen en contracten;

• Opvolgen van mailbox: administratief opvolgen en dispatchen van binnenkomende vragen;
• Organiseren van een mailing;
• Doorvoeren van kleine aanpassingen op de website in samenspraak met de stafmedewerker communicatie;
• Lay-outen van verslagen en rapporten;
• Verslaggeving van welbepaalde overlegmomenten.

2. Organisatorisch en logistiek luik

• In tandem met de stafmedewerker communicatie voorbereiden en organiseren van events en netwerkactiviteiten, zoals;
  • Mee opvolgen van het draaiboek;
  • Zoeken van locaties voor events en vergaderingen;
  • Inschrijvingen opvolgen;
  • Aanvragen van catering;
• Vergaderingen organiseren, zoals:
  • Datumprikkers opstellen;
  • Reserveren en klaarzetten van vergaderlokalen;
  • Uitsturen van vergaderverzoeken en agenda's;
• Logistieke ondersteuning kantoorruimte en team, zoals plaatsen van bestellingen (bv. bureaumateriaal, flyers).
• Optimaliseren van de workflows en de planning.

In de uitvoering van bovenstaande taken word je aangestuurd door de netwerkcoördinator en de lokale coördinator.

Jouw profiel

Je profiel beantwoordt aan volgende verwachtingen:

• Je steekt graag de handen uit de mouwen. Je krijgt energie van administratief ondersteunend en organisatorisch werk.
• Een gevarieerd takenpakket in een inhoudelijk veelzijdige en wendbare omgeving schrikt je niet af.
• Je werkt zeer vlot met gangbare ICT-toepassingen (Word, Excel, Teams/Sharepoint, Google Forms.);
• Je werkt vanuit een respectvolle, positieve en oplossingsgerichte houding;
• Je bent discreet en hebt een neutrale houding ten opzichte van alle betrokken partners;
• Je werkt vlot zelfstandig en in teamverband;
• Je werkt gestructureerd en planmatig jouw taken af;
• Je houdt ervan om structuur te brengen en ervoor te zorgen dat alles op wieltjes loopt;
• Een relevante vorming/opleiding en/of ervaring in een gelijkaardige functie is een meerwaarde.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Geen kennis
  • Schrijven : Geen kennis
  • Lezen : Geen kennis
  • Spreken : Geen kennis

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Geen kennis
  • Schrijven : Geen kennis
  • Lezen : Geen kennis
  • Spreken : Geen kennis

Voordelen van de betrekking

• Je komt terecht in een verbindende omgeving binnen een bruisend netwerk met een maatschappelijk waardevolle opdracht.
• Je maakt deel uit van een klein, dynamisch en warm team.
• Je kan onmiddellijk starten in een arbeidsovereenkomst van 50% voor een jaar met perspectief op verlenging/onbepaalde duur.
• Je hebt een bureau in centrum Leuven, maar hebt ook de kans om af en toe van thuis uit te werken.
• Je wordt verloond volgens IFIC 14.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama