Assistant·e administratif·ve H/F/X

Beschrijving van de functie

• Pour la Faculté des bioingénieurs (AGRO), du Secteur des sciences et technologies (SST)
• Site principal : Louvain-la-Neuve, bâtiment administratif de la Ferme de Corroy (à 5 minutes en voiture du site UCLouvain de Louvain-La-Neuve).
• Contrat à temps partiel (40%), sur "ressources limitées"  jusqu'au 30/04/2028, et ensuite contrat au cadre pour une durée indéterminée.
• Entrée en fonction : dès que possible

Fonction

Le/la titulaire assurera des tâches de support administratif aux chargés de projets de la plateforme FERM (composée des Fermes universitaires et du Cétral).

Cette fonction s'exerce sous la responsabilité hiérarchique de la directrice administrative de la Faculté des bioingénieurs (à laquelle la plateforme FERM est liée).

Dans le cadre de sa fonction de support administratif, le/la titulaire sera amené·e à effectuer des :

Activités administratives :

• Support à la soumission et au suivi administratif des projets 
• Organisation des réunions de projets et de gouvernance 
• Gestion des documents communs 
• Accueil sur site et liaison avec les entités UCLouvain
• Centralisation des demandes, gestion des obligations légales en lien avec l'agriculture et archivage 
• Interface avec les utilisateur·rices des Fermes (Ecosem, Protect'eau, Fourrage Mieux, CIPF, les partenaires des projets, les équipes de cours et étudiant·es)
• Gestion des kots, du personnel jobiste et de la conciergerie (contrats, états des lieux, recrutement, suivi des heures)

Tâches de support financier :

• Bons de commande, suivi des factures et encodage des flux financiers
• Facturation interne/externe et interface avec le service financier et le comptable

Cette description de fonction n'est pas exhaustive et est susceptible d'évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de bachelier dans le domaine administratif 
• Très bonne connaissance du français écrit et oral
• La connaissance de l'anglais et/ou du néerlandais est un atout
• Connaissance en bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, .)
• Une expérience en gestion financière est un atout (commandes, facturations)
• Une expérience en support à la recherche est un atout (soumission et gestion de projets de recherche, suivi administratif de financements, soumission de rapports scientifiques, .)
• Autonomie et rigueur : Gestion de tâches variées et respect des échéances (contrôles agricoles, archivage, reporting).
• Polyvalence : Capacité à gérer des missions administratives, financières, et relationnelles.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d'allocations familiales, allocation de fin d'année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l'enseignement ;
• L'opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts.) ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.

Taalvaardigheden

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

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