Management Assistant - Brussel M/V/X

Beschrijving van de functie

Jouw rol

Als Management Assistant ben je een onmisbare schakel binnen ons kantoor. Je biedt uitgebreide administratieve en organisatorische ondersteuning aan onze advocaten en zorgt ervoor dat alles achter de schermen vlot en professioneel verloopt.

Jouw verantwoordelijkheden

Dossier- en documentbeheer

• Openen en opvolgen van dossiers in het ERP-systeem

• Voorbereiden van processtukken en finaliseren van documenten

• Deadlines strikt opvolgen

• Zorgen voor een consistente en verzorgde documentopmaak

Financiële administratie

• Opstellen en opvolgen van facturen

• Aanmaken van aankoopaanvragen en bestelbonnen

• Verwerken van onkostennota's

Planning en organisatie

• Beheren van agenda's

• Organiseren van interne en externe meetings

• Regelen van zakenreizen

• Coördineren van logistiek rond zittingen

Data en compliance

• Up-to-date houden van CRM-gegevens

• Opvolgen van professionele verplichtingen van advocaten (zoals balieverplichtingen)

Jouw profiel

Must-haves

• Minstens 2 jaar ervaring in een administratieve functie (Executive Assistant, Management Assistant of gelijkaardig)

• Uitstekende kennis van het Nederlands en Engels (zowel schriftelijk als mondeling)

• Goede beheersing van Microsoft Office

• Sterke organisatorische vaardigheden, oog voor detail en het vermogen om prioriteiten te stellen

Nice-to-haves

• Ervaring binnen een advocatenkantoor of professionele dienstverlening

• Kennis van het Frans

• Ervaring met ERP-, document management- of CRM-systemen

Taalvaardigheden

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Wat bieden wij jou?

• Een bruto maandsalaris tussen €3.500 en €5.000, afhankelijk van je ervaring

• Een voltijds contract van onbepaalde duur

• Een aantrekkelijk pakket extralegale voordelen, waaronder:

  • Maaltijdcheques van €10 per gewerkte dag

  • 13e maand

  • Groeps- en hospitalisatieverzekering

  • Terugbetaling openbaar vervoer

  • Laptop en smartphone met abonnement

• Toegang tot een cafetariaplan na 6 maanden

• Tot 2 dagen telewerk per week na de inwerkperiode, inclusief:

  • €50 netto telewerkvergoeding per maand

  • €20 internetvergoeding

• Een centraal gelegen kantoor naast Brussel-Centraal, vlot bereikbaar met het openbaar vervoer

• 20 wettelijke verlofdagen + 6 extra ADV-dagen (39-urenweek)

• Ruimte om te groeien, bij te leren en nieuwe uitdagingen aan te gaan in een omgeving waar samenwerking, diversiteit en work-life balance centraal staan

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama