Administratief medewerker secretariaat en onthaal M/V/X

Beschrijving van de functie

• Opvolging van de administratieve procesflow van begin tot einde van de aan jou toegewezen dossiers
• De samenstelling van de dossiers bewaken naar juistheid en volledigheid
• Voorstellen formuleren om de werking van de dienst te verbeteren
• Verzorgen, opstellen en vervolledigen van briefwisseling, uitnodigingen, verslagen en nota's
• Opstellen van teksten en ondersteuning bij het ontwerpen van beslissingen voor college/vast bureau en de raden
• Participeert actief aan de verschillende projecten op de dienst
• Verzamelen, verwerken en bijhouden van actuele informatie, zoals wet- en regelgeving, om op elk ogenblik correcte en recente gegevens en informatie ter beschikking te hebben (voor jezelf, leidinggevenden, collega's,.)
• Verrichten van operationeel ondersteunende taken, op vraag van het dienst- of afdelingshoofd, naar andere diensten toe om bij te dragen tot een vlotte werking
• Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van de dienst of organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is
• Vergaderingen praktisch voorbereiden: vastleggen van de datum, reserveren vergaderruimte, verzamelen van agendapunten,..
• Contacten onderhouden met collega's van andere gemeentelijke diensten
• Consulteren van digitale gegevens
• Bestellingen plaatsen voor de dienst, met respect voor de reglementering en interne procedures met betrekking tot overheidsopdrachten
• Op een correcte manier telefoonoproepen en e-mailberichten beantwoorden en/of doorverbinden
• Afstemmen met collega's en leidinggevenden betreffende taken, dossiers en bij vragen of onduidelijkheden
• Contacten onderhouden met collega's en hen helpen
• Verstrekken van inlichtingen (schriftelijke of mondeling) over dienstverlening en dossiers aangaande de dienst aan burgers en externe instanties
• Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren
• Opnemen van taken in verband met postregistratie, het notulerings- en archiveersysteem, fysiek en telefonisch onthaal, voorraadbeheer
• Verzorgen van specifieke dienstverlening aan de burger of interne klanten waarbij je de afspraken rond klantgerichtheid volgt

Jouw profiel

• Je bent een administratieve duizendpoot
• Je wilt bijdragen aan het optimaliseren van onze administratieve werkzaamheden
• Je bent nauwkeurig, georganiseerd en kan zelfstandig werken
• Je bent communicatief sterk en hebt een klantgerichte instelling met de nodige integriteit
• Je bent stressbestendig
• Je bent vaardig in het gebruik van Microsoft Office.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

• Een gevarieerde job in een boeiende sector op een filevrije locatie.
• Een contractuele arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur in de betrokken salarisschaal (minimum 2.396,43 euro bruto per maand)
• Vorige dienstjaren uit de openbare sector worden gevalideerd alsook maximum 12 jaar relevante beroepservaring uit de privé-sector.
• Andere geldelijke voordelen: gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of fietsvergoeding, hospitalisatieverzekering, diverse mogelijkheden om opleidingen te volgen, maaltijdcheques per gepresteerde dag, 32 vakantiedagen, tweede pensioenpijler, voordelen via PlusPas (GSD-V), gratis vaccinatie tegen griep.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama