Admin expert & AI architect M/V/X

Beschrijving van de functie

In functie van de noden van onze klanten combineer je administratieve ondersteuning met AI- en digitalisatieprojecten. Je ondersteunt klanten die nood hebben aan administratieve hulp én werkt mee aan AI-gerelateerde projecten en procesoptimalisatie bij klanten die hun werking verder willen digitaliseren en efficiënter maken. Beide aspecten maken een volwaardig onderdeel uit van je functie.

Je doet dat niet alleen. Bij ons zit je in een team waar we samen brainstormen over klantvragen, ideeën aftoetsen bij elkaar en kennis actief delen. Je krijgt een collega naast je die al volop met AI werkt, en samen bouwen jullie verder aan wat er al staat.

Administratieve ondersteuning

• Office-management
• Agenda- en mailboxbeheer
• Opstellen en opvolgen van facturen, offertes en contracten
• Travel management
• Fleet management
• Project management
• Algemene administratie
• Ondersteuning bij basisboekhouding

AI & digitalisatie (belangrijk onderdeel van je rol)

• Actief werken met Claude voor:
  • Structureren en analyseren van informatie
  • Opzetten van templates, workflows en slimme documentatie
  • Automatiseren van repetitieve processen
• Databases opschonen en structureren bij klanten
• Meedenken en meewerken aan AI-implementaties
• Ontwikkelen van eenvoudige calculators, dashboards of interne tools
• Optimaliseren van bestaande werkprocessen met behulp van AI
• Klanten begeleiden bij het efficiënter inzetten van digitale tools
• Samen met je collega's oplossingen uitdenken: brainstormen over een klantvraag, elkaars tools testen en verbeteren

Je bent dus niet alleen administratief sterk, maar ook iemand die kansen ziet om processen slimmer, sneller en efficiënter te maken met AI.

Wat maakt het verschil in deze rol?

Deze job is meer dan AI-tools gebruiken. Dit zijn de zaken die in de praktijk het verschil maken:

• Je denkt eerst in processen, dan pas in tools. Je wil eerst begrijpen waarom iets vandaag zoveel tijd kost. Pas daarna bouw je een oplossing.
• Je bijt door tot het werkt. Een tool is pas af als de klant hem effectief gebruikt. Dat vraagt testen, bijsturen en niet loslaten bij de eerste tegenslag.
• Je zoekt zelf uit. Er bestaat geen handleiding voor wat wij doen. Je bent leergierig, graaft zelf en deelt wat je ontdekt met het team.
• Je durft bouwen zonder developer te zijn. Je hoeft niet te kunnen programmeren, wel bereid te zijn om te testen, te sleutelen en te blijven verbeteren tot het klopt.
• Je spreekt klantentaal. Wat je maakt, moet begrijpelijk zijn voor iemand die niets van AI weet.
• Je werkt samen, niet op een eiland. Je legt je idee voor, laat het bijschaven en denkt even hard mee met het werk van een collega als met je eigen project.

Wie zoeken we écht?

We zoeken geen klassieke administratief bediende.

We zoeken een administratieve specialist met digitale voelsprieten. Iemand die enthousiast wordt van:

• Efficiëntie
• Structuur
• Slimme tools
• Processen verbeteren
• AI inzetten om klanten vooruit te helpen
• Samen zoeken naar de beste oplossing, in plaats van alleen

Jouw profiel

• Je neemt initiatief en bent een echte problem-solver.
• Je hebt een sterke kennis in AI en digitale optimalisatie.
• Je denkt procesmatig en ziet opportuniteiten tot automatisering.
• Je bent een krak in administratie en werkt zeer gestructureerd.
• Je bent digitaal zeer vaardig en leert snel nieuwe software aan.
• Je bent leergierig en werkt graag samen in team: je brainstormt mee, deelt je kennis en staat open voor de input van anderen.
• Je hebt ervaring met AI-tools (ervaring met Claude is een grote plus).
• Je houdt van afwisseling en neemt graag de touwtjes in handen.
• Je hebt relevante werkervaring in administratie of office management.
• MS Office heeft geen geheimen voor jou.
• Jouw niveau Nederlands is uitstekend; je vlot uitdrukken in het Engels en Frans is een meerwaarde.
• Basiskennis boekhouden is een pluspunt.
• Ervaring met CRM-systemen, projectmanagementtools of databewerking is een troef.

Taalvaardigheden

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Basis (A)
  • Schrijven : Basis (A)
  • Lezen : Basis (A)
  • Spreken : Basis (A)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Basis (A)
  • Schrijven : Basis (A)
  • Lezen : Basis (A)
  • Spreken : Basis (A)

Voordelen van de betrekking

• Een uitdagende en gevarieerde job met veel ruimte voor eigen initiatief
• Een collega die al volop met AI werkt en met wie je kan sparren, brainstormen en samen bouwen
• Een contract van onbepaalde duur (halftijds of voltijds)
• Een mooie verloning aangevuld met maaltijd- en ecocheques en onkostenvergoeding
• Bedrijfswagen
• Laptop
• Eindejaarspremie
• Jaarlijkse premie volgens PC200
• Hospitalisatieverzekering
• Opleidingsmogelijkheden (intern en extern, ook rond AI en digitalisatie)
• Grote flexibiliteit met een mooie mix van thuiswerk en kantoor
• Een superleuk team met ondernemersmentaliteit

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama