Office Coordinator M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Plaats van tewerkstelling is Rotselaar

Beschrijving van de functie

We hebben dringend een Office Coördinator nodig voor ons hoofdkantoor in Rotselaar.

Onmiddellijke opstart mogelijk, tot eind september (interimcontract). Daarna bespreking verlenging

Als Office Coördinator ben jij een belangrijk aanspreekpunt binnen onze organisatie. Je zorgt voor een professioneel en warm onthaal, ondersteunt de dagelijkse kantoorwerking en biedt administratieve ondersteuning aan de directie en verschillende interne afdelingen. Geen dag is hetzelfde: van het ontvangen van bezoekers tot het opvolgen van bestellingen, facturen, vergaderingen en facilitaire interventies.

Enkele van jouw verantwoordelijkheden

Onthaal & kantoororganisatie

1. Verzorgen van een professioneel en vriendelijk onthaal van bezoekers en medewerkers.
2. Beantwoorden en doorverbinden van binnenkomende telefoons.
3. Verwerken en verdelen van inkomende en uitgaande post.
4. Opvolgen van bestellingen en voorraad van kantoormateriaal.

1. Beheer van UPS-zendingen.

Ondersteuning van de bestuurder & vergaderingen

1. Praktische voorbereiding en opvolging van vergaderingen.
2. Boeken en opvolgen van vluchten, hotels, treinreizen en meerdaagse meetings of events.
3. Voorbereiden en vertalen van documenten en communicatie voor de directie.

Administratieve ondersteuning

1. Administratieve opvolging van nieuwe klanten binnen NKPlus.
2. Beheer en opvolging van de mailbox.
3. Goedkeuren en coderen van facturen in SAP.
4. Ondersteuning van het aankoopteam.
5. Ondersteuning van het team Fleet & Facility.

Jouw profiel

Wie ben jij?

1. Je bent administratief sterk en werkt nauwkeurig en gestructureerd.
2. Je bent klant- en servicegericht en ontvangt bezoekers op een professionele en warme manier.
3. Je kan vlot communiceren, zowel mondeling als schriftelijk.
4. Je kan goed prioriteiten stellen en houdt ervan om verschillende zaken tegelijk op te volgen.
5. Je bent discreet en betrouwbaar bij het verwerken van vertrouwelijke informatie.
6. Je hebt een goede kennis van MS Office en bent bereid om met verschillende systemen, waaronder SAP, te werken.
7. Je hebt een goede talenkennis en kan je vlot uitdrukken in het Nederlands. Kennis van het Frans is een pluspunt.
8. Je bent zelfstandig, maar werkt ook graag samen met collega's uit verschillende afdelingen.

Je bent een echte organisator die ervoor zorgt dat zaken niet blijven liggen

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama