Medewerker decanaat & back-up logistieke dienst M/V/X

Beschrijving van de functie

Als medewerker decanaat maak je deel uit van het campusteam binnen de faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen. Je ondersteunt de decaan, vicedecanen, campusdecanen, administratief directeur en campussenbeheerder bij een brede waaier aan taken.We zijn op zoek naar een administratieve duizendpoot die het decanaat ondersteunt in zijn dagelijkse werking. Je staat in voor een breed takenpakket, gaande van agendabeheer en administratieve opvolging tot het organiseren en coördineren van activiteiten en evenementen. Je bereidt vergaderingen voor en volgt acties nauwgezet op. Daarnaast verzorg je het onthaal van bezoekers, ondersteun je de interne en externe communicatie en fungeer je als eerste aanspreekpunt voor diverse administratieve vragen. Dankzij jouw organisatorisch talent, nauwkeurigheid en klantgerichte aanpak draag je bij aan een efficiënte en professionele werking van het decanaat.Daarnaast ben je bereid om, indien nodig, de logistieke dienst mee te ondersteunen - bijvoorbeeld tijdens examenperiodes of drukke momenten. Denk aan het opvolgen van examenkopieën, klaarzetten van vergaderzalen of logistieke ondersteuning bij campusactiviteiten.

Concreet betekent dit onder meer:

• Administratieve en organisatorische ondersteuning bieden aan decaan, vicedecanen, campusdecanen, administratief directeur, campussenbeheerder, facultaire en universitaire ondersteuningsdiensten
• Proactief beheer en coördinatie van complexe en dynamische agenda's
• Vlot prioriteiten stellen, afspraken afstemmen met diverse stakeholders en een efficiënte planning bewaken.
• Interne en externe communicatie verzorgen en fungeren als eerste aanspreekpunt op de campus.
• Campusactiviteiten coördineren.
• Informatie verzamelen, verwerken en databases up-to-date houden.
• Toegang, infrastructuur en bestellingen beheren (inclusief financiële opvolging van bestelbonnen) om de campus vlot te laten draaien.
• Mee instaan voor praktische taken zoals opvolging van technische meldingen, reserveren van vergaderlokalen, etc.
• Back-up voorzien bij dienst logistiek: opvolgen en verwerken van examenkopieën, klaarzetten van drukwerk, klaarzetten van vergaderzalen, informatie bezorgen aan docenten, postbedeling en inventarisbeheer.

Jouw profiel

We zoeken een collega die:

• bij voorkeur beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardig is door ervaring;
• administratief sterk, communicatief vaardig en klantgericht is;
• sterk is in het coördineren van diverse opdrachten binnen een uitdagende en complexe omgeving;
• graag meedenkt en initiatief neemt, en goed kan plannen en organiseren;
• flexibel inspeelt op veranderende omstandigheden en uiteenlopende behoeften;
• vlot met MS Office kan werken (kennis van SAP is een pluspunt);
• basiskennis heeft van Nederlands en Engels;
• flexibel inzetbaar is en zowel zelfstandig als in team goed functioneert.

Een praktische ingesteldheid en zin voor collegialiteit zijn essentieel. Je voelt je thuis in een omgeving waar zowel een strakke planning als een grap aan het koffieapparaat kunnen.

Taalvaardigheden

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

• We beogen een deeltijdse (80%) of voltijdse functie (100%) van bepaalde duur van één jaar, mogelijk verlengbaar (al dan niet naar onbepaalde duur), idealiter met een start in oktober.
• Een gevarieerde job op onze levendige Leuvense campus met veel sociale interactie.
• Een stimulerende werkomgeving met ruimte voor initiatief.
• Tal van KU Leuven-voordelen, waaronder uitgebreid verlofstelsel, fietsvergoeding, opleidingsmogelijkheden en een sterk sociaal netwerk.
• Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 3.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama