Op 7 december 2023 bekrachtigde de Brusselse Hoofdstedelijke Regering het besluit tot uitvoering van artikel 15, § 2 van het gezamenlijk decreet en ordonnantie van 16 mei 2019 met betrekking tot de Brusselse ombudsman.
Naar aanleiding van het gezamenlijk decreet en ordonnantie van 27 april 2023 van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en dit besluit heeft Actiris een intern meldkanaal opgezet voor de melding van vermoedelijke integriteitsschendingen. Dit als antwoord op de Europese richtlijn 2019/1937 inzake de bescherming van de klokkenluider.
Wie kan een melding doen?
Elk personeelslid van Actiris en iedere persoon die, in een professionele context, een getuige is geweest van een integriteitsschending bij Actiris.
Voorbeelden:
- Een personeelslid van Actiris (geweest)
- Een stagiaire (geweest) bij Actiris
- Iemand die een selectieprocedure heeft gevolgd voor een tewerkstelling bij Actiris
- Een onderaannemer of een leverancier van Actiris
- …
Een personeelslid kan niet zomaar onbezonnen een incident melden. Wie bewust een foutieve of niet waarheidsgetrouwe melding doet, riskeert disciplinaire en/of strafrechtelijke sancties. Net zo riskeert iedereen die een melding belemmert of die foute informatie verschaft in de loop van een onderzoek een disciplinaire en/of een strafrechtelijke sanctie. Klokkenluider zijn vergt een volledige objectiviteit.
Welke meldingen?
Vermoedelijke integriteitsschending: een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is of die indruist tegen het doel of de finaliteit van om het even welke rechtsnorm, die gelden binnen de instellingen en die een bedreiging voor of een schending van het algemeen belang vormt.
Enkele voorbeelden:
- Corruptie, omkoping of fraude
- Machtsmisbruik
- Onwettige of onethische praktijken
- Oneerlijke concurrentie of favoritisme
- Verduistering van middelen
- Misbruik van vertrouwelijke informatie
- Schendingen van de wet of interne beleidsregels
- Belangenconflicten
De feiten moeten reeds plaatsgevonden hebben, zijn bezig of staan op het punt plaats te vinden binnen Actiris.
Wil je melding maken van een inbreuk, zorg er dan wel voor dat je op het moment van de melding redelijke gronden hebt om aan te nemen dat je melding op waarheid berust.
Meldingsprocedure
In jouw melding beschrijft je zo volledig mogelijk:
- Welke vermoedelijke integriteitsschending het betreft?
- De feiten, hoe deze zijn verlopen en waar hebben ze zich voorgedaan?
- De datum van de feiten.
- Wat is jouw verhouding tot de feiten (slachtoffer, getuige,…)?
- De namen, functies en contactgegevens van de betrokken personen.
- Of je dit al heeft gemeld, en zo ja aan welke persoon of dienst?
Alle informatie is welkom. Hoe meer informatie je bezorgt, hoe groter de kans dat de melding kan worden behandeld. Beschikt je over documenten? Heb je bewijsmateriaal? Bezorg dit dan ook!
Wat je niet kunt melden?
De volgende klachten zijn uitgesloten van het toepassingsgebied en meld je niet volgens de meldingsprocedure voor integriteitsschendingen, maar vallen onder specifieke bescherming in ad-hocwetgeving:
- Psychologische intimidatie, pesterijen, geweld op het werk, seksuele intimidatie op het werk (Wet van 4 augustus 1996). Deze klachten meld je aan een vertrouwenspersoon, de preventieadviseur psycho-sociale aspecten of aan de specialisten welzijn op het werk (meer info zie FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg).
- Discriminatie (Wet van 10 mei 2007). Met klachten over discriminatie kan je terecht bij Unia (Interfederaal Gelijkekansencentrum) en het Instituut voor de Gelijkheid van Vrouwen en Mannen.
- Ben je niet tevreden over de dienstverlening van Actiris? Dan kan je terecht bij de klachtendienst van Actiris. Als die geen oplossing beidt, dan kan je terecht bij de Brussels
Wat is het verschil tussen een klacht en een melding?
Een melding heeft betrekking op vermoedelijke integriteitsschendingen en wordt vaak gebruikt in het kader van het bevorderen van transparantie en het naleven van wet- en regelgeving. Een melding kan anoniem gedaan worden en richt zich doorgaans op ernstige misstanden zoals fraude, corruptie of schendingen van ethische normen.
Een klacht heeft vaak een meer persoonlijke dimensie en gaat over ontevredenheid of misstanden die je direct betreffen (bijvoorbeeld over slechte dienstverlening). Klachten kunnen vaak openbaar worden behandeld en zijn niet noodzakelijk anoniem.
Hoe meld je een integriteitsschending?
Intern meldkanaal
- Je kan terecht bij de interne auditdienst van Actiris. De interne auditdienst is verantwoordelijk voor de opvolging en de behandeling van de meldingen.
- Via e-mail: integrity@actiris.be
- Via brief, in een gesloten omslag met de vermelding:
Directeur INTERNE AUDIT – VERTROUWELIJK
Actiris
Sterrenkundelaan 14
1210 Brussel
- Telefonisch: 02.505.77.88
- Op afspraak via bovenstaande e-mailadres of telefoonnummer.
Om de melding gemakkelijker te kunnen opvolgen, wordt het aangemoedigd om jouw identiteit en contactgegevens te vermelden (naam, telefoonnummer, e-mailadres). De meldingen worden in alle vertrouwelijkheid behandeld. Ze zijn enkel toegankelijk voor de medewerkers die bevoegd zijn om deze in te kijken.
2. Je kan ook rechtstreeks (anoniem) een melding doen via ons beveiligd platform.
Je kunt het meldingsformulier invullen, details verstrekken en het vervolgens indienen. Jouw melding wordt rechtstreeks ontvangen door de Interne audit die de situatie grondig zal onderzoeken, met volledige bescherming van je identiteit. Je kunt op de hoogte blijven van de voortgang via het meldingsportaal, zonder dat je je identiteit moet prijsgeven.
Externe meldkanaal
Heb je al een interne melding gedaan? Of meen je dat de inbreuk bij de interne melding niet doeltreffende behandeld kan worden of dat er een risico op represailles bestaat? Dan kun je een melding maken bij de Ombuds Brussel.
Je kunt je melding (anoniem) aan de Ombuds Brussel bezorgen:
- Via e-mail: integriteit@ombuds.brussels
- Telefonisch: 02.549.67.00 (op maandag en donderdag van 14u tot 17u, op dinsdag, woensdag en vrijdag van 9u tot 12u).
- Op afspraak: maak per e-mail of telefonisch een afspraak met een van de onderzoekers.
- Via brief: Ombuds Brussel, Oud Korenhuis 1, 1000 Brussel.
Verder verloop van je melding?
- Ontvangst van de melding: de interne audit van Actiris onderzoekt of de gemelde feiten een integriteitsschending kunnen zijn en of ze plaatsvonden binnen Actiris. Als dat niet het geval is, wordt je doorverwezen naar de juiste dienst. Bij een melding van vermoedelijke integriteitsschending ontvangt je binnen de 7 dagen een ontvangstbewijs.
- De interne auditdienst van Actiris voert een voorafgaand ontvankelijkheidsonderzoek Hierbij wordt onderzocht of de feiten voldoende onderbouwd en ernstig zijn en ze het algemeen belang schaden. Is dit niet het geval dan sluiten we het dossier. Binnen de 3 maanden na je melding ontvang je een schriftelijk en gemotiveerd advies omtrent jouw melding.
- Onderzoek: is je melding ontvankelijk, dan stelt de interne audit een onderzoek in. We verzamelen de relevante gegevens en informatie, horen de betrokken personen en eventuele getuigen. Jouw anonimiteit blijft gedurende het volledige onderzoek gewaarborgd. Het onderzoek wordt afgesloten binnen de 3 maanden na het voorafgaand ontvankelijkheidsonderzoek. Deze termijn kan maximaal 9 maanden verlengd worden om reden die nodig zijn voor het onderzoek
- Onderzoeksrapport en aanbeveling: na afronding van het onderzoek stelt de interne audit een rapport op. Dat rapport wordt overgemaakt aan de leidend ambtenaar en de adjunct-leidend ambtenaar, het auditcomité en de bevoegde dienst bij de Brusselse Ombuds. Het rapport bevat onze bevindingen en de conclusies van het onderzoek. Als klokkenluider word je op de hoogte gehouden van het resultaat van het onderzoek, maar je ontvangt het rapport niet. Ingeval van een misdrijf of een delict wordt het rapport overgemaakt aan de gerechtelijke instanties.
- Opvolging: de interne audit volgt de aanbevelingen uit het onderzoeksverslag op.
Welke bescherming geniet ik als melder (klokkenluider)?
Vertrouwelijkheid
Het onderzoek verloopt in volledige vertrouwelijkheid. De onderzoekers zijn onderworpen aan het beroepsgeheim. De vertrouwelijkheid van uw identiteit als klokkenluider, en die van de personen die bij de meldingen betrokken zijn, wordt gedurende de behandeling van de melding beschermt. Enkel de leden van de Interne audit, met inbegrip van de vertrouwenspersonen integriteit, worden op de hoogte gebracht van de identiteit van de auteur en van de betrokken personen.
Er wordt enkel van deze regel afgeweken als je er zelf mee instemt dat Actiris jouw identiteit deelt met een andere persoon of instantie of als Actiris er wettelijk toe verplicht is (bijv. wanneer de melding wordt overgemaakt aan de Procureur des Konings als de feiten strafrechtelijk vervolgbaar zijn).
Je kan vertrouwelijke informatie verschaffen in het kader van de klokkenmelderprocedure. In dat geval kan tegen u geen enkele professionele of strafrechtelijke sanctie worden genomen. Let op: elke informatie die een klokkenluider bezorgt, moet rechtmatig verkregen zijn.
Bescherming tegen represailles
Aanvullende bescherming wordt verzekerd door de Brusselse Ombuds. Meen je het slachtoffer te zijn van een vergeldingsmaatregel (naar aanleiding van je melding of deelname aan een onderzoek) dan kun je op ieder ogenblik tijdens het proces het formulier voor het aanvragen van klokkenluidersbescherming invullen. Je dient deze bescherming zelf aan te vragen bij de Brusselse Ombuds.
Bescherming van de persoonlijke gegevens
In het kader van jouw melding kan Actiris gebruikmaken van jouw persoonsgegevens.
De persoonsgegevens die je ons meedeelt bij jouw melding worden verwerkt conform de wetgeving inzake klokkenluiders maar ook met inachtneming van de regelgeving inzake gegevensbescherming, met name de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en van de Raad van 27 april 2016 over de bescherming van fysieke personen bij het verwerken van persoonsgegevens en de vrije circulatie van deze gegevens (AVG). Actiris verbindt zich ertoe de persoonsgegevens van de gebruikers te beheren overeenkomstig de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Daarnaast kunnen ook specifieke gegevens worden ingewonnen bij andere personen. Zulke gegevens zullen enkel worden gebruikt wanneer ze nodig zijn bij het behandeling van de melding.
Nadat we jouw melding hebben behandeld, bewaren we jouw gegevens conform de wetgeving, dit wil zeggen 10 jaar na beëindiging van de meldingsprocedure.
Voor alle vragen over de verwerking van je persoonsgegevens kan je terecht bij onze data protection officer (DPO): DPO@actiris.be.
Voor gedetailleerde informatie over de procedures en de werkwijze: Download ons onderzoeksprotocol.